Seit 2016 besteht in Österreich die sogenannte Registrierkassenpflicht. Sie gilt für Unternehmer, also auch für Ärztinnen und Ärzte, die betriebliche Einkünfte erzielen, ab einem Nettojahresumsatz von 15.000 Euro, sofern die Barumsätze 7.500 Euro netto im Jahr überschreiten.
Hinsichtlich einer Zweitordination gelten zwei Ordinationssitze (Betriebsstätten) laut steuerrechtlicher Definition als ein Betrieb. Sollten also in einer Ordination die Umsatzgrenzen überschritten werden, gilt die Registrierkassenpflicht automatisch auch für die zweite Ordination, unabhängig von der dort erzielten Umsatzhöhe. Der Einsatz zweier unterschiedlicher Registrierkassensysteme samt eigenem Rechnungskreis ist zulässig.
Dokumentation der Bareinnahmen & Belegerstellungspflicht
Eine Registrierkasse ist jedes elektronische Aufzeichnungssystem, das zur Dokumentation einzelner Bareinnahmen eingesetzt wird. Es müssen damit alle Bareinnahmen erfasst und Belege ausstellt werden, die den gesetzlichen Anforderungen (siehe unten) entsprechen.
Um zu vermeiden, dass Umsätze nicht in der Kasse verbucht werden, müssen Patientinnen und Patienten nach Bezahlung den Kassenzettel entgegennehmen und ihn zumindest bis nach Verlassen der Praxis aufbewahren. Sollte die Patientin/der Patient bei einer Überprüfung der Finanzverwaltung den Beleg über die Barzahlung nicht vorweisen, kann dies unangenehme Folgen für die Ärztin/den Arzt haben. Es wird daher empfohlen, ein deutliches Hinweisschild anzubringen, das die Patientinnen/Patienten über ihre Pflicht zur Entgegennahme des Kassenbeleges informiert.
Hausbesuche & Hausapotheke
Ärztinnen/Ärzte, die Leistungen außerhalb der Ordination erbringen, müssen keine Registrierkasse mitführen, sondern können bei Leistungserbringung einen Beleg ausstellen und die Belegdurchschrift bei Rückkehr in die Praxis zeitnah nachträglich erfassen. Kassenärztliche Leistungen, die mit der Krankenkasse verrechnet werden, stellen keine Barumsätze dar, da diese mittels Sammelrechnung am Ende einer Abrechnungsperiode (entweder monatlich oder quartalsweise) mit der Krankenkasse verrechnet werden. Die Einzelaufzeichnungspflicht besteht dennoch, nicht jedoch die Belegerteilungspflicht.
Aufgrund der Belegerteilungspflicht ist beim Hausbesuch für jedes abgegebene Medikament, für das Geld entgegengenommen wird, ein Ersatzbeleg inklusive Durchschrift auszustellen. Die Zweitschrift ist aufzubewahren. Ausgenommen davon die Rezeptgebühr, die zwar aufzuzeichnen ist, für die aber kein Beleg auszustellen ist. Wird ein Medikament abgegeben, dessen Preis unter der Rezeptgebühr liegt, ist bei nicht gebührenbefreiten Patientinnen/Patienten ein Ersatzbeleg inklusive Durchschrift auszustellen, wenn Geld kassiert wird. Auch wenn Medikamente abgegeben werden, die nicht der Kasse verrechnet werden können (Nasentropfen, Lutschpastillen etc.), ist sofort ein Beleg auszustellen.
Gesetzliche Anforderungen & Strafen
Wird trotz Überschreiten der Umsatzgrenzen keine Registrierkasse benützt oder verfügt diese nicht über die vorgegebene technische Sicherheitseinrichtung, ist dies als Finanzordnungswidrigkeit strafbar und kann mit einer Strafe bis EUR 5.000,-- belegt werden. Außerdem kommt es dadurch zum Verlust der Vermutung der sachlichen Richtigkeit der geführten Bücher und Aufzeichnungen, was zu einer Schätzung der Besteuerungsgrundlagen – also in der Regel zu einer Betriebsprüfung – durch die Abgabenbehörde führen kann.
Ob Registrierkassen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, wird durch die Organe der Abgabenbehörde kontrolliert. Kontrollen werden also nicht nur von der Finanzpolizei durchgeführt.
Manipulationssicherheit in Form einer Sicherheitseinrichtung
Die Registrierkasse muss über eine Sicherheitseinrichtung, die aus einer Verkettung und Kennzeichnung der Barumsätze mittels elektronischer Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit besteht, verfügen. Bei der Inbetriebnahme ist folgende Vorgehensweise einzuhalten:
- Beschaffung der Signaturkarte über zugelassene Vertrauensdiensteanbieter (A-Trust GmbH, e-commerce monitoring GmbH, PrimeSign GmbH) und deren Registrierungsstellen (können auch Kassenhändler sein)
- Initialisierung der manipulationssicheren Registrierkasse
- Erstellung des Startbelegs
- Registrierung der Signaturkarte und Registrierkasse über FinanzOnline
- Prüfung des Startbelegs mittels der Prüf-App „BMF-Belegcheck“
Beleginhalte
Auf den Belegen müssen folgende Inhalte ausgewiesen werden:
- Name des Unternehmens
- fortlaufende Nummer
- Datum
- handelsübliche Bezeichnung der Ware/Dienstleistung
- Betrag
- Kassenidentifikationsnummer
- Uhrzeit der Belegausstellung
- Betrag der Barzahlung getrennt nach Steuersätzen
- Inhalt des maschinenlesbaren Codes
Zu jedem Monatsende sind die Zwischenstände des Umsatzzählers zu ermitteln und als Barumsatz mit dem Betrag Null und elektronischer Signatur im Datenerfassungsprotokoll zu speichern. Mit Ablauf jedes Kalenderjahres ist der Monatsbeleg, der den Zählerstand zum Jahresende enthält (Jahresbeleg), auszudrucken, zu prüfen und aufzubewahren.