Grund dafür sind technische Änderungen in den Telefonnetzen: Da die Daten paketweise in Netzen transportiert werden, die auf Internet-Technologie beruhen, werden für Faxe keine Ende-zu-Ende-verschlüsselten Kanäle mehr genutzt. Die Übermittlung von Gesundheitsdaten per Fax entspricht somit nicht mehr den Vorgaben der DSGVO und war bis dato lediglich aufgrund der nun wegfallenden Ausnahmeregelung im Gesundheitstelematikgesetz zwischen Gesundheitsdiensteanbietern möglich. Darüber hinaus ist es schon seit Längerem datenschutzrechtlich nicht mehr erlaubt, mit Patient:innen mittels nicht ausreichend verschlüsselter Systeme wie Fax oder unverschlüsselte E-Mails zu kommunizieren, selbst wenn diese mit der unverschlüsselten Übermittlung ihrer Gesundheitsdaten ausdrücklich einverstanden sind.

Ausnahmeregelung endet 

Ab 1. Jänner 2025 dürfen daher Gesundheitsdaten, auch zwischen Gesundheitsdiensteanbietern, ausnahmslos nicht mehr per Fax verschickt werden, da die gesetzliche Ausnahmeregelung des Gesundheitstelematikgesetzes nicht mehr zur Anwendung gelangt. Trotz monatelanger Bemühungen unsererseits wird es voraussichtlich mit Anfang 2025 noch keine intersektorale Kommunikationslösung geben. Wir haben daher bei diversen Stakeholdern (z.B. Sozialversicherungsträger, NÖ Landesregierung) Faxalternativen angefragt.

Alternative Lösungen

Die Bundeskurie Niedergelassene Ärzte empfiehlt, bis eine alternative öffentliche Lösung zur Verfügung gestellt wird, als Faxersatz für die intersektorale Kommunikation primär die bewährten und im Gesundheitsbereich etablierten gerichteten Befund-Übermittlungssysteme wie DaMe, Medical Net oder GNV zu verwenden.

Darüber hinaus kann keine allgemeingültige Empfehlung ausgesprochen werden. Die Bundeskurie niedergelassene Ärzte (BKNÄ) informiert für die Übermittlung von Gesundheitsdaten und genetischen Daten über folgende Alternativen zum Fax:

• Verschlüsselter Versand über gerichteten Befundversand (DaMe, Medical Net und Gesundheitsnetzwerk in Vorarlberg)
• Secure Mailing Dienste / verschlüsselte E-Mail-Dienste (verschiedene private Anbieter)
• (Arzt-)Softwareprodukte / Lösungen zum gesicherten Datentransfer
• Befundupload-Formulare 

Die BKNÄ informiert weiters, dass die ELGA GmbH eine öffentliche Faxalternative konzeptioniert hat, die sich derzeit in Planung befindet. Die Umsetzung soll bis Mitte 2026 erfolgen, ein genaues Datum steht jedoch noch nicht fest. Bis zur Umsetzung empfiehlt die BKNÄ, ein bestehendes System anzuschaffen, das gut in den Ordinationsalltag integrierbar ist. Achten Sie – angesichts der angekündigten intersektoralen Lösung – bei individuellen Lösungen auf kurze Kündigungsfristen, um bei Bedarf auf andere Systeme umsteigen zu können. Die endgültige Entscheidung über die gewählte Methode liegt bei der jeweiligen Ärztin bzw. dem jeweiligen Arzt. Setzen Sie sich vor allem im Hinblick auf die Zuweiser:innenkommunikation mit Ihrer IT-Betreuung in Verbindung, um für Sie passende und datenschutzkonforme Lösungen zu besprechen. 

Alternativlösungen sollten aus Sicht des BKNÄ-Referats „e-Health in Ordinationen“ folgende Leistungsanforderungen haben:

• Verwendung eines einheitlichen Standards in allen Produkten, um eine anbieterunabhängige und intersektorale Kommunikation zu gewährleisten.
• DSGVO-konform (Ende-zu-Ende-Verschlüsselung)
• Einfache Registrierung und einfache Identitätskontrolle: Kommen verschiedene Systeme zum Einsatz, sollte trotzdem eine zentrale Registrierung ausreichen.
• Administration
  • Einfache Integration in das bestehende System auch im Hinblick auf mehrere Userinnen und User sowie Arbeitsstationen
  • Automatisches Zertifikatsmanagement
  • Geringer Aufwand bei der Wartung der Funktionalität bei Hardware- oder Softwaretausch
• Sichere Kommunikation mit jenen Teilnehmerinnen und Teilnehmern, die keine gesicherten Übertragungsdienste besitzen.

Um die Kommunikation weiterhin sicherzustellen, bietet die Sozialversicherung das Service „SV-Direkt“ Gesundheitspartnerportal (GPP) an. Dieses soll die bestehenden sicheren Kommunikationswege, wie e-card Services, ergänzen und erweitern. 

Das Service wird in zwei Teilen angeboten und ist kostenlos:

• ABS (Arzneimittelbewilligungssystem): 
  Dieser Kanal wird trägerübergreifend und einheitlich von der SVS betrieben. Es wird sichergestellt, dass Anfragen über SV-Direkt im GPP für alle Träger direkt im ABS-Backend aufschlagen, dort wie üblich bearbeitet werden und dann auch über SV-Direkt im GPP die Rückantwort an den GDA erfolgt.
• Sonstige Anliegen (Bewilligungen, Bestellungen, pro Ordination, ….):
  Die Kanäle zu den sonstigen Services werden je nach Trägerspezifikation unterschiedlich angeboten. Das liegt teils an unterschiedlichen Kriterien (z.B. zur Bewilligung), teils auch an unterschiedlichen Bedürfnissen im Backend. Die Auswahl der Kanäle ist aber grundsätzlich sprechend und einfach.
  
  Die ÖGK hat uns bestätigt, dass aufgrund der sicheren elektronischen Anmeldung im Gesundheitspartnerportal über das e-card System oder über das Unternehmensservice Portal (mit ID-Austria) auf einen Stempel oder eine Unterschrift auf den eingereichten Unterlagen verzichtet werden kann, weil die Identität der Absender zweifelsfrei gewährleistet ist.

Zum Einstieg benötigen Sie lediglich einen Computer oder ein mobiles Endgerät (z.B. Tablet) sowie einen Internetzugang. Die folgenden Einstiegsvarianten stehen zur Verfügung:

• e-card System (Admin-Karte)
• Unternehmensserviceportal-Login (USP)

Zugang über das USP

Für alle freiberuflichen Ärzt:innen wird das Service für das USP (Unternehmerserviceportal: www.usp.gv.at) freigeschalten. Zum Einstieg sind folgende Schritte notwendig:

• Schritt 1: 
  Registrierung im USP, falls noch nicht geschehen, mit ID-Austria des Unternehmers/der Unternehmerin (also Arztes/Ärztin); dort kann diese/r für sein/ihr Unternehmen Berechtigte freischalten. Eine Weitergabe der persönlichen ID-Austria der Ärzt:innen zum Login ist dann nicht erforderlich und sollte keinesfalls erfolgen. Anleitung siehe USP-Website.
• Schritt 2: 
  SV-Direkt wird für alle der SV bekannten GDA´s (Vertrags- wie Wahlpartner:innen) im USP als Service angeboten. Aufrufbar durch die Ärzt:innen und deren im USP hinterlegten Vertretungen. 

Details dazu finden Sie im Informationsschreibensowie auf den Infoseiten der SV:
Links: 
SV - Wir verabschieden uns vom Fax!
Hilfe-Seite SV-Direkt Gesundheitspartner Portal

Mit FTAPI können Sie Nachrichten und Dokumente einfach und sicher über einen Web-Browser an die ÖGK übermitteln. Nur für den Versand von Daten ist keine Registrierung nötig! Sie können dazu die Submit-Boxen auf der Website der ÖGK nutzen (zu den Links nach unten scrollen).

Damit Sie von der ÖGK sichere Nachrichten erhalten und entschlüsseln können, benötigen Sie einen sogenannten „Gast-Benutzer“ im ÖGK-FTAPI-System. Dabei bekommen Sie von der Österreichischen Gesundheitskasse (ÖGK) eine E-Mail-Nachricht mit der höchsten Sicherheitsstufe. Der Anhang und der Nachrichtentext sind Ende-zu-Ende verschlüsselt. Zur Entschlüsselung benötigen Sie einen FTAPI Gast-Account.

Mit dem SecuPassKey können Sie Ihre erhaltenen Nachrichten entschlüsseln und verschlüsseln Ihre gesendeten Daten.

Um den Anhang und den Nachrichtentext entschlüsseln zu können, benötigen Sie einen FTAPI Secutrans Account (Ihr Haustürschlüssel - Authentifizierung) sowie einen SecuPassKey (Ihr Tresorschlüssel).

Sie erhalten die Zustellung in Ihr gewohntes E-Mail-Programm. Klicken Sie zu Beginn der Zustellung auf den Button „Herunterladen“. Loggen Sie sich mit Ihren Zugangsdaten in die Web-Oberfläche ein, um den Anhang herunterzuladen.

Sollten Sie noch keinen FTAPI Secutrans-Account besitzen, ist für diesen Kommunikationsweg die einmalige Erstellung eines kostenlosen FTAPI Gast-Accounts erforderlich. Detaillierte Informationen zur Registrierung und Nutzung Finden Sie in der angehängten Beschreibung.

Bei der Bestellung von Ordinationsbedarf und der Bewilligung des Rezepts pro Ordinatione handelt es sich nicht um Gesundheitsdaten. Daher kann dies für die ÖGK per E-Mail an ordinationsbedarf-fischer(at)oegk.at erfolgen. 

Ansprechpartner:

Österreichische Gesundheitskasse VM1 Niederösterreich:
Beate Fischer, Tel. 050 766 - 123324
Lisa Traxler, Tel. 050 766 - 123412

Zur Übermittlung der Daten der Europäischen Krankenversicherungskarte (EKVK) hat die ÖGK ein Rundschreiben an alle Vertragsärztinnen und –ärzte versandt.

PV, AUVA

Die Pensionsversicherungsanstalt und die Allgemeine Unfallversicherungsanstalt verwenden per 1. Jänner 2025 die gerichtete Befundkommunikation (DaMe).

Für die sichere E-Mail-Kommunikation mit dem Land Niederösterreich und den Bezirksverwaltungsbehörden stehen Ihnen grundsätzlich zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

1. Nutzung des Secure-Mailgateways des Landes Niederösterreich: https://securemailgateway.noe.gv.at
   Damit kann jede Organisation und Person eine datenschutzkonforme elektronische Kommunikation einsetzen, um schützenswerte Informationen an das Land NÖ zu übermitteln.
2. Verschlüsselung über S/MIME Zertifikate
   Die Kontaktadressen der einzelnen Bezirksverwaltungsbehörden finden Sie hier: www.noe.gv.at - Die Bezirke Niederösterreichs 

Nähere Informationen finden Sie auf der Homepage des Landes NÖ unter Mailverkehr mit der NÖ Landesverwaltung - Land Niederösterreich sowie im folgenden pdf-Dokument.

Die LGA bietet zur reinen Übermittlung von Daten eine Empfangsmailbox an, zum wechselseitigen Datenaustausch können entweder FTAPI oder transportverschlüsselte E-Mails genutzt werden:

1. Datenübermittlung an die LGA mittels Empfangs-Mailbox
   Die NÖ Landesgesundheitsagentur wird in ihren Einrichtungen Gesundheitsdaten an definierten Empfangs-Mailboxen per E-Mail anstelle von Fax entgegennehmen. Wenden Sie sich dazu bitte an Ihren direkten Kommunikationspartner in der NÖ Landesgesundheitsagentur bzw. deren Gesundheitsreinrichtungen.
2. FTAPI
   Die NÖ Landesgesundheitsagentur wird Dokumente und Nachrichten mit Gesundheitsdaten künftig über die FTAPI Plattform mit Ihnen teilen und Sie darüber per E-Mail verständigen. Dazu erfolgt von unserer jeweiligen Organisationseinheit die Abfrage einer E-Mail-Adresse Ihrer Institution/Abteilung/Bereich, an die zukünftig Gesundheitsdaten übermittelt werden können.
   Die über einen Link geteilten verschlüsselten Dokumente und Nachrichten können Sie einfach und sicher über einen Web-Browser herunterladen. Eine zusätzliche Softwareinstallation ist dafür nicht erforderlich. Für Ihren Zugriff auf diese Daten ist vorab eine einmalige Registrierung in zwei schnellen Schritten bei FTAPI notwendig. Damit können Sie Dokumente und Nachrichten sicher mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung empfangen. Die Nutzung ist für alle Endgeräte optimiert, sodass der Zugriff auf bereitgestellte Daten auch von Tablets und Smartphones möglich ist.
   Als Hilfestellung wird eine entsprechende Kurzanleitung für Sie als FTAPI Gast-User direkt von der FTAPI Plattform zur Verfügung gestellt.
3. Transportverschlüsselte E-Mails
   Auf Basis einer Übergangsbestimmung im GTelG ist zwischen 1.1.2025 und 30.6.2026 unter bestimmten Voraussetzungen die Übermittlung von Gesundheitsdaten an Gesundheitsdiensteanbieter mittels transportverschlüsselter E-Mail (TLS Verschlüsselung) zulässig. Wenn Sie E-Mails an die LGA senden, müssen Sie sicherstellen, dass diese ausschließlich transportverschlüsselt übermittelt werden.
   Sollte Ihr E-Mail System diese Funktionalität nicht unterstützen, werden E-Mails der LGA an Sie nicht zugestellt und der Absender erhält eine entsprechende Benachrichtigung.

Details zu den einzelnen Kommunikationslösungen finden Sie unter www.noe-lga.at/faxabloese.

Jenen Gesundheitsdienstanbieter und Einrichtungen, die hier nicht aufgezählt sind, können proaktiv mitteilen, welche gesetzeskonformen Kommunikationswege in Ihrer Ordination verwendet werden. Dem liegt die Überlegung zugrunde, dass diese Partner dadurch bei der Wahl der Kommunikationsart dazu motiviert werden sollen, Systeme zu verwenden, die eine sichere Datenübermittlung im Rahmen gerichteter Befund-Übermittlungssysteme ermöglichen. Wir stellen Ihnen in diesem Zusammenhang das folgende Formular zur Verfügung Formular zur Verfügung.

Mit unserem Infoplakat “Baba Fax” für Ihre Ordinationsräume können Sie auf das Ende der Faxausnahme aufmerksam machen.